Cómo conseguir un servidor VPS gratis con Amazon (Windows o Linux)

Siempre digo que si te quieres dedicar a algo en serio, montar una web decente o embarcarte en un proyecto web con futuro, lo mejor es un alojamiento de pago, ya sea caro o barato. Pagar te da derecho a exigir y a quejarte, además de que el alojamiento gratuito o los servidores VPS gratuitos suelen ser basura o nos saldrán caros por el tiempo que tendremos que dedicar a su mantenimiento, reparación o caídas. Pero hoy voy a hacer una excepción para hacer mención honorífica y especial a AWS (Amazon Web Services). Esta plataforma de Amazon nos permite tener un VPS gratis durante un año. Os recomiendo, también, que le echéis un ojo a este artículo sobre VPS recomendados (por precio, os recomiendo Cubenode: VPS administrado con 2 GB de RAM por 14.50 € al mes). Vamos al lío.

Nota: este servidor VPS gratis tiene una limitación de tráfico de 15 Gb al mes, por lo que hay que prestar atención y tener claro qué queremos hacer con él. A mí no me sirvió como servidor Plex, por ejemplo…

Lo primero es el registro en Amazon EC2. Si ya tenéis cuenta en Amazon (vale la de compras de toda la vida) no hace falta seguir estos pasos, tan sólo tenéis que identificaros. Iremos, pues, a esta URL y nos registramos:

Una vez creada la cuenta de Amazon, nos pedirán que nos registremos en AWS, con la misma cuenta:

Pulsamos sobre “sign up for AWS” y completamos todos los datos. Ojo, nos piden una tarjeta de crédito, pero no nos cobraran nada. La tarjeta es por si usamos algún extra o no pasamos de lo que incluye la opción gratuita:

A veces piden verificación por teléfono, por lo que necesitamos tener a mano algún número que no hayamos usado ya para que nos llamen e introduzcamos el PIN que nos indiquen en pantalla:

Después de verificar el teléfono, marcamos la opción “free” en el siguiente paso:

Después de esto veréis otra pantalla y debéis hacer clic en “inicie sesión en la consola“.

La opción de capa de uso gratuita incluye 750 horas al mes de uso del VPS. Si hacemos cálculos, 1 día tiene 24 horas, con lo que en un mes de 31 días consumiríamos: 24 x 31 = 744 horas. Dicho esto, las 750 horas que se incluyen gratis nos dan de sobra para tener el servidor 24 horas al día funcionando. Las horas de más es por si queremos montar otro VPS adicional, ya que podemos tener varios sin problema, pero nunca podemos pasarnos de 750 horas de uso al mes en total si no queremos que nos cobren…

Esta opción es genial para los que quieren hacer pruebas con un servidor Linux y otro Windows, por ejemplo. Pueden tener ambos configurados y ejecutarlos simultáneamente, mientras que no se pasen de esas 750 horas.

Una vez que nos identificamos veremos una página como esta:

Nota (marzo 2016): Si no lo que ves no es esto, es probable que Amazon ya esté usando la nueva versión de la consola de control. Continúa con los nuevos pasos: VPS gratis con Amazon 2016

No os asustéis, porque no hay que tocar muchas cosas (salvo que tengas experiencia y te quieras configurar todo a tu gusto). Lo importante es crear nuestro VPS gratuito mediante el botón “Launch Instance”:

Como veis en la foto, yo ya tenía montado un VPS, pero a vosotros os debe aparecer en blanco. Lo siguiente que haremos será seleccionar el tipo de máquina que queremos:

Para usar la versión del VPS gratis debéis marcar la casilla “Free tier only” para que os muestre las máquinas que están incluidas en la capa gratuita. Aquí podréis elegir entre Linux o Windows. Yo llevo un tiempo con una máquina con Windows Windows Server 2012 R2 a la que me conecto mediante RDP y va genial. Tengo aplicaciones funcionando 24 horas al día sin problema. Ni una caída, el servidor responde bien y no hay retardo en el control de la máquina .

En el siguiente paso no hay mucho que elegir; si queremos seguir en la capa gratuita:

Pulsamos sobre “review and launch” y en la siguiente pantalla sobre “launch”. Ojo, también podéis crear aquí un grupo de seguridad, haciendo clic en aquí:

Una vez creado el grupo de seguridad le damos a “review and launch” y volvemos a estar aquí:

No debemos preocuparnos de los demás datos, por ahora. Eso sí, ojo cuando aparezca esta ventana, porque tenemos que crear una nueva clave de seguridad:

Esto nos servirá para otras cosicas interesantes más tarde. Lo creamos y pulsamos sobre “download key pair”. Guardad bien ese archivo:

Y tras pulsar “Launch Instances” ya tendremos el VPS gratuito funcionando:

Si nos queremos conectar al VPS Windows para controlarlo e instalar programas, lo más fácil es ir al panel de control de inicio y pulsar sobre “connect”:

Con esto, obtenemos la IP del servidor, el usuario y la clave (para lo que necesitaremos el archivo de claves que antes nos descargamos). Lo más fácil es usar aplicaciones como el Escritorio Remoto de Windows, que viene instalado. Al pulsar sobre “Download Remote Desktop File” se nos abrirá el escritorio remoto de Windows y se conectará a la máquina tras pedirnos el usuario y clave. ¡A disfrutar por un año!

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VPS con Amazon, actualización marzo 2016

Es probable que ya veas las nueva consola, así que actualizo los pasos desde aquí mientras que Amazon decide si dejar uno u otra.

Si después de registrarte ves un panel como este, sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en “compute” y después sobre “EC2“.
2. Aparecerá un mensaje diciendo algo así como que el servicio está “casi completo” y que recibirás en 24 horas un email con los datos y la activación. Este mensaje puede deberse a que ha dado fallo vuestra tarjeta de crédito. A veces da problemas con las VCC (virtuales). Os recomiendo que sea una tarjeta real en la que haya un poco de saldo por si cargan algo de prueba.

Después de esto podemos volver a los pasos anteriores, porque el panel ya sigue siendo igual que el antiguo (sube hacia arriba y continua justo después de donde dice “Nota marzo 2016”.

Cómo crear grupo de seguridad

Esto es algo muy importante si queremos, por ejemplo, acceder a nuestra máquina remótamente mediante escritorio remoto (RDP). Es imporntante que abramos los puertos necesarios, ya que por defecto Amazon los tiene capados y no podremos conectarnos.

Una vez accedemos a la creación del grupo de seguridad, debemos elegir estas opciones:

En el apartado “source” ajustaremos desde donde podremos conectarnos mediante RDP al VPS. Si dejamos “everywhere” podremos acceder desde cualquier equipo/IP. No es lo recomendado, pero si te vas a conectar desde varios sitios con IPs dinámicas, igual es mejor que lo dejes así. Yo tengo IP fija, así que dejo siempre la opción “My IP”.

FUENTE: https://marcecastro.com/como-conseguir-un-servidor-vps-gratis-con-amazon-windows-o-linux/#comment-4332

INSTRUCTIVO PARA PRESENTAR LA DECLARACIÓN DEL IMUESTO SOBRE NÓMINAS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

INSTRUCTIVO PARA PRESENTAR LA DECLARACIÓN DEL IMUESTO SOBRE NÓMINAS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

De acuerdo al ARTÍCULO 156.- Se encuentran obligadas al pago del impuesto sobre nóminas, las personas físicas y morales que, en el Distrito Federal, realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneración al trabajo personal subordinado, independientemente de la designación que se les otorgue.

1.       Deberá ingresar a página de internet www.finanzas.df.mx

2.       Se dirige a la sección de “servicios al contribuyente” y dar clic donde dice “realizar pagos”.

3.       En la siguiente página, seleccione la opción “Nómina”.

 4.       Seleccione la clave 88 si se trata de una declaración vigente (antes del día 17) o la clave 96 si se trata de una declaración vencida (después del día 17).

5.       Anote el RFC del contribuyente y abajo anote una palabra que corresponda con el nombre, denominación o razón social.

6.       Una vez presentada la declaración anotando el número de trabajadores en el periodo y el monto total de remuneraciones, descargue los formatos de pago, según se vaya a liquidar.

a.       Tarjeta de crédito visa o mastercard.

b.      Para realizar su pago a través de bancos y tiendas de autoservicio

c.       Pago vía internet a través de los bancos Azteca, Banjército, Multiva, CIBanco, Banorte o Bancoppel.

7.       Obtenga su formato de pago y envíe al encargado de tesorería de la empresa para su programación de pago.

Para los efectos de este impuesto, se considerarán erogaciones destinadas a remunerar el trabajo personal subordinado, las siguientes:

I.                    Sueldos y salarios;

II.                  Tiempo extraordinario de trabajo;

III.                Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos;

IV.                Compensaciones;

V.                  Gratificaciones y aguinaldos;

VI.                Participación patronal al fondo de ahorros;

VII.              Primas de antigüedad;

VIII.            Comisiones, y

IX.                Pagos realizados a administradores, comisarios o miembros de los consejos directivos de vigilancia o administración de sociedades y asociaciones.

ARTÍCULO 157.- No se causará el Impuesto sobre Nóminas, por las erogaciones que se realicen por concepto de:

I.                    Instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo;

II.                  Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro;

III.                Gastos funerarios;

IV.                Jubilaciones, pensiones, haberes de retiro, así como las pensiones vitalicias u otras formas de retiro; las indemnizaciones por riesgos de trabajo de acuerdo a la ley aplicable;

V.                  Aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y al Fondo de Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado destinadas al crédito para la vivienda de sus trabajadores;

VI.                Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social y al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado;

VII.              Las aportaciones adicionales que el patrón convenga otorgar a favor de sus trabajadores por concepto de cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, del sistema obligatorio y las que fueren aportadas para constituir fondos de algún plan de pensiones, establecido por el patrón o derivado de contratación colectiva que voluntariamente establezca el patrón. Los planes de pensiones serán sólo los que reúnan los requisitos que establezca la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro;

VIII.            Gastos de representación y viáticos;

IX.                Alimentación, habitación y despensas onerosas;

X.                  Intereses subsidiados en créditos al personal;

XI.                Primas por seguros obligatorios por disposición de Ley, en cuya vigencia de la póliza no se otorguen préstamos a los trabajadores por parte de la aseguradora;

XII.              Prestaciones de previsión social regulares y permanentes que se concedan de manera general, de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo;

XIII.            Las participaciones en las utilidades de la empresa, y

XIV.            Personas contratadas con discapacidad.

Para que los conceptos mencionados en este precepto, se excluyan como integrantes de la base del Impuesto sobre Nóminas, deberán estar registrados en la contabilidad del contribuyente, si fuera el caso.

ARTÍCULO 158.- El Impuesto sobre Nóminas se determinará, aplicando la tasa del 3% sobre el monto total de las erogaciones realizadas por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado.

ARTÍCULO 159.- El Impuesto sobre Nóminas se causará en el momento en que se realicen las erogaciones por el trabajo personal subordinado y se pagará mediante declaración, en la forma oficial aprobada, que deberá presentarse a más tardar el día diecisiete del mes siguiente.

Los contribuyentes del Impuesto sobre Nóminas, deberán formular declaraciones aun cuando no hubieren realizado erogaciones a que se refiere el párrafo anterior, en el período de que se trate, hasta en tanto no presenten el aviso de baja al padrón o de suspensión temporal de actividades.

CÓMO ANULAR LA PRESUNTIVA DE INGRESOS POR DEPÓSITOS BANCARIOS

El tema de la determinación presuntiva de ingresos acumulables y valor de actos o actividades, fundada en el artículo 59 fracción III del Código Fiscal de la Federación -en adelante CFF- y derivada de depósitos en la cuenta bancaria de los contribuyentes, sobre los cuales no se hizo un registro contable adecuado, o haciéndolo no se cuenta con el soporte documental correspondiente, resulta una problemática para los contribuyentes en años previos y, sin duda seguirá vigente para este 2013.

Lo anterior dado que prácticamente el 80% de los actos de fiscalización del Servicio de dministración Tributaria –por sus siglas SAT- se centran en la determinación de este tipo de presuntivas o bien, en el rechazo de gastos por considerarlos no estrictamente indispensables, esto último respecto de lo cual no está por demás señalar que la Suprema Corte de Justicia de la Nación –por sus siglas SCJN- ha determinado que para que un gasto sea estrictamente indispensable para los contribuyentes

personas morales, deben tener en su objeto social como parte de los fines de la sociedad las actividades vinculadas con dicho gasto (1).

Así las cosas, vale la pena efectuar un resumen de las estrategias que continúan vigentes hasta el momento para contra-restar este tipo de problemáticas, y además y lógicamente ofrecer a Usted nuestro estimado lector nuevas alternativas para impugnación, en su caso.

En primer término debemos recordar que las posibilidades de defensa de una presuntiva “relativa” o iuris tantum, como lo son las del artículo 59 del citado CFF, se encuentran vinculadas a tres preceptos específicos del Código Federal de Procedimientos Civiles (por sus siglas CFPC) de aplicación supletoria en la materia, literal:

• 192.- La parte que alegue una presunción sólo debe probar los supuestos de la misma, sin que le incumba la prueba de su contenido.
• 193.- La parte que niegue una presunción debe rendir la contraprueba de los supuestos de aquélla.
• 194.- La parte que impugne una presunción debe probar contra su contenido.

Dispositivos que podemos resumir:

1.- Art. 192: El SAT debe probar que se dieron los “supuestos” de nacimiento de la presunción, específicamente las del artículo 59 en su fracción III del CFF:

a) Que existen depósitos en la cuenta bancaria de un contribuyente.

b) Que no corresponden a registros de su contabilidad.

c) Que está obligado a llevar contabilidad.

d) Que cuenta con el soporte documental del registro contable -este último requisito adicional por jurisprudencia de la SCJN-.

2.- Art. 193: El contribuyente en correlación puede probar que no se dieron esos supuestos de nacimiento de la presunción:

a) Negando para ello que en el estado de cuenta no aparecen los depósitos, o que no es su cuenta bancaria.

b) Que sí estaban los depósitos registrados debidamente en su contabilidad.

c) Demostrando que no está obligado a llevar contabilidad.

d) En su defecto que sí tiene el soporte documental del registro contable de los depósitos.

3.- Art. 194: El contribuyente puede probar que aún y cuando SI nació la presunción -porque no pudo probar a su favor ninguno de los anteriores supuestos– de cualquier forma y con INDEPENDENCIA de ello, de todos modos prueba que el depósito bancario NO ES UN INGRESO ACUMULABLE ni VALOR DE ACTOS GRAVADOS, es decir puede presentar “prueba contra su contenido”; se impugna pues la presunción.

Lo previo, es importante destacar, porque las posibilidades de defensa para el contribuyente –desacreditar los supuestos de la presunción o impugnar la presunción- no están VINCULADAS una a la otra, sino que válidamente puede optar por una u otra en el legítimo ejercicio de sus derechos de defensa.

No obstante, y muy a pesar de los que subscriben, ello no parece ser entendido por todas las Salas del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa (por sus siglas TFJFA), ello por cuanto que cuando el contribuyente “impugna” la presunción de los depósitos bancarios en el sentido de que no son ingresos o valor de actos gravados, aún y cuando no estuvieran registrados contablemente, la sentencia suele ser en su contra, puntualizando la juzgadora que debió “además” probarse que sí se registro contablemente el depósito. Esto en una clara CONFUSIÓN de los supuestos de la defensa establecidos en los mencionados artículos 193 y 194 del CFPC en los términos ya razonablemente expuestos.

Ejemplo de lo anterior lo encontramos en el deficiente criterio del juzgador mostrado en la siguiente tesis VI-TASR-XXV-9, bajo el rubro:

“DEPÓSITOS BANCARIOS EN CUENTA DEL CONTRIBUYENTE, SE CONSIDERAN INGRESOS PARA EFECTOS DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, SI NO ESTÁN REGISTRADOS EN SU CONTABILIDAD.-”(2).

En ese sentido, en el supuesto de que de las dos alternativas de combate y defensa sobre la presunción de los depósitos bancarios no siguieran dando buenos resultados en el TFJFA, nos encontramos ya frente una irregularidad sistemática a nivel nacional.

Relativo a ello es criterio de nuestro máximo Tribunal -SCJN- que ante tal determinación de ingresos gravados por depósitos bancarios del artículo 59 fracción III del CFF, TAMBIÉN DEBE efectuarse en forma presuntiva su utilidad en términos del artículo 90 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 39 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, lo que generalmente no es realizado por la autoridad hacendaria.

Efectivamente, por medio de tesis de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, se determinó:

Novena Época

Registro 161517

Primera Sala

Tesis Aislada

Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta

Tomo XXXIV Julio de 2011

Materia Constitucional

Tesis1a. CXL/2011

Página 306

PRESUNCIÓN DE INGRESOS Y DEL VALOR DE ACTOS O ACTIVIDADES.- EL ARTÍCULO 59, FRACCIÓN III, DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN NO VIOLA EL PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD TRIBUTARIA.- 

Si bien el citado precepto prevé la facultad de comprobación de ingresos y valores de actos o actividades a través de la presunción que realice la autoridad fiscal, así como un supuesto de determinación presuntiva en relación con depósitos bancarios no registrados en contabilidad, lo cierto es que no contiene disposición alguna en relación con la acumulación de ingresos ni respecto al cálculo del gravamen a pagar, ni en cuanto al impuesto al valor agregado acreditable, pues ello es materia de las leyes respectivas, a las cuales corresponderá regular la presunción de la utilidad fiscal y el resultado fiscal del contribuyente, como lo establece el artículo 90 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, así como la reducción de las cantidades acreditables que se demuestren, conforme al artículo 39 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Así, el contribuyente pagará el impuesto sobre la renta acorde con su capacidad contributiva, pues frente a la presunción de ingresos acumulables derivada de depósitos bancarios no registrados en su contabilidad, DEBE PRESUMIRSE SU UTILIDAD Y RESULTADO FISCAL, y en relación con el Impuesto al Valor Agregado, cubrirá el gravamen sobre el monto del valor de actos o actividades estimados indirectamente y que ingresaron a su patrimonio, estando en posibilidad de reducir las cantidades acreditables que compruebe; de lo cual resulta que el artículo 59, fracción III, del Código Fiscal de la Federación, no viola el principio de proporcionalidad tributaria, contenido en el artículo 31, fracción IV, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Amparo directo en revisión 860/2011. Carlos Juan Villanueva Virgen. 8 de junio de 2011. Cinco votos. Ponente: Guillermo I. Ortiz Mayagoitia. Secretario: Rolando Javier García Martínez.

Destaca pues la Corte en su consideración de que “frente a la presunción de ingresos acumulables por depósitos bancarios” en términos del artículo 59, fracción III del Código Fiscal Federal, TAMBIÉN DEBE PRESUMIRSE SU UTILIDAD Y RESULTADO FISCAL, en términos del artículo 90 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 39 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Sin embargo, en todos los casos que hemos tenidos la oportunidad de analizar hasta el día de hoy, y por lo que hace a la presunción de ingresos por depósitos bancarios, la autoridad NO REALIZA A SU VEZ una PRESUNCIÓN DE UTILIDAD con base en el artículo 90 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 39 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, para así respetar el principio de proporcionalidad del artículo 31 fracción IV de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en los términos establecidos por el criterio de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, y en tal virtud las liquidaciones de créditos fiscales llevadas a defensa por los que subscriben han sido decretadas ilegales y por axioma nulas por violación directa a la ley, y por falta de aplicación de las normas debidas según términos de los artículos 51 fracción IV y 52 fracción II de la Ley Federal del Procedimiento Contencioso Administrativo –por sus siglas LFPCA-.

Apoyan y complementan nuestra postura:

CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN
VII-P-1aS-368

DETERMINACIÓN PRESUNTIVA DE LA UTILIDAD FISCAL.- LOS ARTÍCULOS 55 Y 59 DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN NO SON EXCLUYENTES ENTRE SI, POR EL CONTRARIO, SE COMPLEMENTAN.- El artículo 55 del Código Fiscal de la Federación prevé los casos en los cuales el ente fiscalizador podrá determinar presuntivamente los ingresos obtenidos por el contribuyente auditado durante el ejercicio fiscal objeto de revisión. Por su parte, el artículo 59 del ordenamiento jurídico en cita establece los medios legales para realizar la determinación presuntiva aludida; en tal virtud, los preceptos legales en comento no son contradictorios, sino que prevén hipótesis normativas que se complementan, al establecer los casos y los medios legales que posibilitan a la autoridad aplicar el procedimiento de la determinación presuntiva y liquidar el crédito fiscal a cargo del particular.

Juicio Contencioso Administrativo Núm. 179/11-15-01-1/734/12-S1-02-04.- Resuelto por la Primera Sección de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, en sesión de 16 de agosto de 2012, por unanimidad de 4 votos a favor.- Magistrada Ponente: Nora Elizabeth Urby Genel.- Secretaria: Lic. María Laura Camorlinga Sosa. (Tesis aprobada en sesión de 13 de septiembre de 2012)
R.T.F.J.F.A. Séptima Época. Año II. No. 16. Noviembre 2012. p. 218

1 En tesis con registro: 179766, 2a. CIII/2004, bajo el rubro: “RENTA.- INTERPRETACIÓN DEL TÉRMINO "ESTRICTAMENTE INDISPENSABLES" A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 31, FRACCIÓN I, DE LA LEY DEL IMPUESTO RELATIVO (LEGISLACIÓN VIGENTE EN 2002).-”, que en su parte medular señala: “…el carácter de indispensable se encuentra vinculado con la consecución del objeto social de la empresa, es decir, debe tratarse de un gasto necesario para que se cumplimenten en forma cabal sus actividades, de manera que de no realizarlo, éstas tendrían que disminuirse o suspenderse…”

2 R.T.F.J.F.A. Sexta Época. Año II. No. 14. Febrero 2009. p. 496

Autores:

L.D. Sergio Esquerra

Abogado litigante y asesor jurídico con especialidad en defensa administrativa y fiscal, comercio exterior y seguridad social Autor de ocho libros / Conferencista a nivel nacional e internacional / Socio directivo del bufete ESQUER & ESQUERRA ABOGADOS / @SergioEsquerra

Dr. Marvin Alfredo Gómez Ruiz

Doctor en materia fiscal con posgrado en el Control Jurídico de la Actividad Económica del Estado por la Universidad de Salamanca, España Autor de tres libros / Socio legal de Baker Tilly México

http://elconta.com/2013/08/13/anular-carta-sat-presuntiva-ingresos-depositos-bancarios/

CÓMO HACER UNA MINUTA

Cómo hacer una minuta de una reunión

4 partes:Prepararse con tiempoTomar las notas de la reuniónTranscribir la minutaCon plantillas de minutas de reunión

Te acaban de asignar el puesto de secretario en el comité al que perteneces. ¡Enhorabuena! Pero, ¿sabes cómo tomar, preparar y presentar una minuta? Ya sea que sigas la biblia legislativa Robert's Rules of Order^[1] o tomes la minuta en un ambiente menos formal, a continuación te presentaremos los métodos importantes a seguir.

Parte 1 de 4: Prepararse con tiempo

1. 
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   Conoce las políticas de reunión de tu organización. Si se espera que el secretario tome minutas formales, averigua si el grupo sigue las pautas del libroRobert's Rules of Orders o de otro. En ambientes más informales, pregunta qué debes incluir en las minutas o cómo se usarán.
   

   • Como el encargado de la minuta, no tendrás necesariamente que familiarizarte con todas las reglas del libro. Sin embargo, adquirir una copia (o pedir prestado la del presidente) puede ser útil para responder ciertas preguntas específicas.
   • Conoce bien tu papel. Algunos secretarios de minutas no participan en la reunión, mientras que otros toman la minuta y a la vez contribuyen en ella. En ambos casos, el secretario no debe ser alguien con un papel muy importante, por ejemplo, el de presidente o promotor.^[2]
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2. 
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   Prepara una plantilla con antelación. La minuta de cada reunión contendrá casi la misma información. Con una plantilla, tendrás un formato constante para una fácil referencia.^[3] Deja espacio para la siguiente información como mínimo.^[4]
   

   • Nombre de la organización
   • Tipo de reunión. ¿Es una reunión ordinaria semanal o anual, una reunión de un comité pequeño o una convocada para un objetivo especial?
   • Fecha, hora y lugar. Deja espacio para la hora de inicio y fin (de convocatoria y de aplazamiento).
   • Nombre del presidente o líder de la reunión y nombre del secretario (o sustitutos).
   • Lista de presentes y ausentes. Esta será la lista de asistencia. Observa si hay quórum presente (el número de personas necesario para llevar a cabo elecciones).
   • Deja espacio para tu firma. Como el encargado de la minuta, siempre tendrás que firmar tu trabajo. Es posible que se necesite otra firma para aprobar la minuta, ello dependerá de las políticas de tu organización.
   • Una agenda, si te brindan una. Si el presidente o el facilitador de la reunión no te ha pedido que esboces la agenda, se supone que te podrá dar una si se la pides. Tener una de referencia te ayudará a organizar las notas de la reunión.
3. 
   3
   Lleva un cuaderno o una laptop. Asegúrate de sentirte cómodo con lo que traigas. Si vas a escribir la minuta con frecuencia, asigna un cuaderno para este propósito o crea una carpeta en tu computadora.
   

   • Si has tomado la minuta en una reunión anterior y todavía no ha sido aprobada, asegúrate de traerla contigo también.
   • Si bien una grabadora te podrá ayudar a transcribir la minuta después, no reemplaza la toma de notas. Si grabas la reunión, asegúrate de que todos los presentes den su consentimiento y no caigas en la tentación de hacer una transcripción palabra por palabra.
   • Aprender a escribir con abreviaturas acelerará tu toma de notas, pero no es necesario anotar todas las palabras que se digan para tomar la minuta. De hecho, tendrás que evitarlo.
   • Si te piden tomar notas públicamente durante la reunión, usa un proyector de techo o un caballete de presentaciones. Asegúrate de poder después llevar las notas a casa sin borrones para que puedas escribirlas en la computadora.^[5]
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Parte 2 de 4: Tomar las notas de la reunión

1. 
   1
   Distribuye la hoja de asistencia. Apenas todos estén presentes, pasa una hoja de papel (más para reuniones más largas) con espacio para que cada uno escriba su nombre y datos personales. Podrás usarla después de la reunión para rellenar la sección de asistentes en tu plantilla o para adjuntarla directamente a la minuta terminada.
   

   • Si no conoces a muchos de los presentes, esboza más bien una tabla de asientos y rellénala cuando le pidas a todos que se presenten. Tenla a la mano mientras tomas las notas de la reunión para que te puedas referir a ciertas personas cuando sea necesario (como lo mencionaremos más adelante).^[6]
2. 
   

   
   

   
   
   2
   Llena la mayor parte de la plantilla. Mientras esperas a que comience la reunión, anota el nombre de la organización, la fecha y el lugar de reunión, y el tipo de reunión (por ejemplo: reunión semanal, reunión de junta directiva, reunión de un comité especial, etc.). Cuando empiece la reunión, anota la hora de comienzo.
   

   • Si no tienes una plantilla, anota dicha información en la parte superior de tus notas de la reunión.
   • Si la reunión se convocó para un objetivo especial o en un horario especial, guarda la notificación enviada a los miembros notificados. Deberás adjuntarla a la minuta después de transcribirla.
3. 
   3
   Anota el resultado de la primera moción. La mayoría de las reuniones formales empezará con una moción a tomar la agenda del día, así que este paso lo usará como ejemplo. Si la reunión comienza con otro tipo de moción, solo asegúrate de grabar toda la misma información pertinente:^[7]
   

   • Las palabras exactas del inicio de la moción: “Propongo”. Por lo general serán: “Propongo la adopción de la agenda”.
   • Nombre del autor (persona que propone la moción).
   • El resultado de los votos: si la votación tiene éxito, escribe “moción aprobada”. De lo contrario, escribe “moción rechazada”.
   • Estás en tu derecho de solicitar mociones largas por escrito si no puedes anotarlas con precisión. Si te es un problema recurrente, pregunta entre reunión y reunión si puede hacerse una política oficial para las mociones superiores a cierto número de palabras.^[8]
   • Si has esbozado la agenda, podrías ser el autor de esta moción además del secretario de la minuta. No hay problema, siempre y cuando sigas siendo objetivo anotando tus propias acciones.
4. 
   4
   Anota otras mociones que se den en la reunión. Escucha con atención todas las conversaciones, pero (¡salvo que te indiquen lo contrario!) no las anotes. Cuando se tome una nueva moción, anota la información relevante.
   

   • Recuerda: cada moción debe incluir el nombre exacto de la moción, el nombre del autor y el resultado de la votación.
   • Algunas mociones se secundan antes de pasar a votación. Si alguien dice: “Secundo la moción” o algo parecido, anota el nombre de la persona que la secunda.
   • Si no conoces el nombre del autor o necesitas que te repitan la moción, interrumpe la reunión cortésmente para preguntarlo. Registrar exactamente la información es muy importante para justificar una pequeña interrupción.
   • Si modifican una moción, solo cambia el nombre de la moción en tus notas. A menos que la modificación sea polémica y genere mucho debate, no hay necesidad de registrar una modificación.^[9]
5. 
   5
   Escucha los informes y solicita copias. Cada vez que un informe, un boletín de noticias o algo similar se lea en voz alta, anota el nombre del informe y de la persona que lo lea (o el nombre del subcomité que lo haya preparado). Si hay una moción adjuntada, regístrala como lo harías con cualquier otra reunión.
   

   • Lo más práctico es solicitar una copia al final de la reunión. Hazte una nota de pedirle al lector o al líder de la reunión (presidente) una copia. Tendrás que adjuntar una copia de cada informe a la minuta después de transcribirla.
   • Si no hay copias disponible, entonces registra el lugar original donde se tiene dicho documento. Quizá tengas que averiguar esta información después de la reunión.
   • Si un miembro realiza un informe oral (en vez de leer un documento), escribe un resumen breve y objetivo del informe. No anotes los detalles específicos ni cites al hablante palabra por palabra.^[10]
6. 
   6
   Registra las acciones que se tomen o se asignen. Esto incluye tanto las verificaciones de las acciones encomendadas en la reunión anterior como las nuevas. ¿A alguien se le pidió que escribiera una carta? Anota su nombre e instrucciones.
   

   • Dependiendo de la formalidad de la reunión, muchas de dichas acciones pueden recaer en el término general “mociones”. Para las reuniones menos formales, quizá tengas que estar muy atento a cualquier decisión que se tome no tan claramente.
   • Menciona brevemente la lógica detrás de una decisión, si la hay.
7. 
   7
   Anota todas las cuestiones de procedimiento y fallos. Cada vez que se objete un procedimiento, anota toda la objeción y su base, además de todo el fallo dado por el presidente.
   

   • Asegúrate de incluir toda referencia a Robert's Rules of Order, las normas de la organización o el protocolo de la empresa.
8. 
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   Solo si te lo piden, registra los resúmenes de las conversaciones.Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo.^[11] Sin embargo, haz todos los pedidos puntuales que te pida tu organización.
   

   • Si vas a registrar una conversación, sé lo más objetivo posible. Incluye puntos concretos, no opiniones y minimiza el uso de adjetivo y adverbios. ¡Tu objetivo será escribir hechos a secas y aburridos!^[12]
   • No te refieras a las personas por su nombre durante el resumen de una conversación. Sobre todo, durante discusiones acaloradas que podrían ofender.
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   Concluye el final de la reunión. Anota la hora del aplazamiento de la reunión. Recuerda recoger las copias de los informes o recordarle a alguien que te las den.
   

   • Lee tus notas por encima para que veas si falta algo o necesita una aclaración. Si tienes que preguntarle algo a alguien, hazlo antes de que se vaya.
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Parte 3 de 4: Transcribir la minuta

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   Comienza el proceso cuanto antes. Lo mejor será transcribir la minuta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando todo lo sucedido siga fresco en tu memoria.^[13]
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   Escribe las notas de la reunión en una computadora. Quizá ya lo hayas hecho si has usado una laptop en la reunión. Guarda tus notas y abre un documento nuevo para la minuta para que puedas comparar tus notas y la minuta frente a frente.
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   Organiza tus notas en párrafos ordenados. Cada moción, decisión o cuestión de procedimiento nueva deberá estar en su propio párrafo. Mientras los organizas, revisa lo siguiente:^[14]
   

   • Usa la ortografía y la gramática correctas. Si es necesario, usa el corrector ortográfico.
   • Usa el mismo tiempo verbal en todo el documento. Usa el tiempo pasado o presente, pero no los uses alternadamente en el mismo documento.
   • Sé lo más objetivo posible. Tu opinión nunca deberá deducirse de la minuta. Se supone que tendrás que crear un registro objetivo para que todos lo usen.
   • Usa un lenguaje sencillo y exacto. Deberás reemplazar todo lenguaje vago por frases precisas. Deberás eliminar por completo las descripciones floridas.
   • Incluye solo las acciones que se hayan tomado, no las conversaciones. A menos que te pidan específicamente anotarlas, deberás concentrarte en lo que se hizo, no en lo que se dijo.
   • Incluye el número de páginas para una referencia más fácil.
4. 
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   Distribuye un borrador de tu minuta a los miembros. Envía una copia a cada miembro con los datos personales que te brindaron en la hoja de inscripción. Si no tienes sus datos personales, el líder de la reunión podrá comunicarse con ellos.
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   Solicita la aprobación de la minuta de la reunión. Es probable que te pidan leer la minuta en voz alta en la siguiente reunión y presentarla para su aprobación. Si la moción se aprueba, indica que la minuta fue aceptada.^[15]
   

   • Si la minuta se corrige antes de su aprobación, haz los cambios en el documento e indica al final del mismo que se ha modificado. No describas las correcciones específicas.
   • Si se propone una moción para corregir la minuta después de haber sido aceptada, incluye el nombre exacto de esa moción en la minuta pertinente y si se aprobó o no la moción.
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Parte 4 de 4: Con plantillas de minutas de reunión

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   Ve a un sitio web de plantillas de minutas. Doxtes tiene una amplia colección de plantillas de minutas útiles para elegir, como también el sitio oficial de Microsoft Office. Estas plantillas ya hechas te ahorrarán el tiempo de organizar las minutas y te ayudarán a evitar errores.
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   Tómate un tiempo para buscar en cada sitio. Utiliza sus herramientas de búsqueda y busca entre sus opciones para que sepas cuál es la mejor para ti.
   

   • Si necesitas un tipo específico de plantilla (por ejemplo, general o estándar), busca entre los sitios tus necesidades específicas y descárgalas haciendo clic en los botones “descargar” o “usar plantilla”. Asegúrate de guardarla en un lugar fácil de encontrar para que no se pierda.
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   Abre el archivo. Ahora que lo has descargado, descomprime el archivo y ábrelo en Microsoft Word o Excel. Para que puedas usarlo con la mejor calidad y facilidad, usa la versión más reciente de Microsoft Word. Mantenerse al día solo te facilitará todo y te permitirá usar las características nuevas.
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   Añade el logo de la empresa y el signo de copyright en el encabezado.Elimina el logo de muestra, pero asegúrate primero de leer los términos de uso del sitio que descargues la plantilla. No necesitas meterte en problemas legales innecesarios, ¿no?
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   Cambia el título. En la sección de título, resalta las palabras “reunión/grupo” y escribe el título real de la minuta de la reunión.
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   Cambia el tema (opcional). Para que la plantilla de la minuta se vea mejor y más profesional, considera la posibilidad de cambiar los colores o escoger un tema predeterminado. Es sencillo: busca la pestaña “Diseño de página” y luego a la sección “Colores y temas”. Ahí podrás personalizar la presentación de tu plantilla. Podrás hacer que combine con los colores del logo de tu empresa.
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   Nombra las secciones de la plantilla. Se supone que habrá varios títulos de campos en toda la plantilla. Quizá necesites más, menos o quizá no te guste cómo los han titulado. Personalízalos según las necesidades de las reuniones.
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   Guarda la plantilla en tu laptop para que la puedas llevar a las reuniones y puedas comenzar a tomar la minuta. Si sigues usando Microsoft Office, todo será más rápido y fácil, además podrás seguirle el ritmo a la reunión de una manera más organizada y precisa que antes. Otra opción es que imprimas la plantilla y escribas las notas a mano, pero asegúrate de que el espacio de los campos sea suficiente para incluir la mayor cantidad de información necesaria.
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   Corrige la plantilla. ¡Enhorabuena! Has terminado de escribir la minuta en la plantilla. Tu productividad y precisión durante las reuniones aumentarán exponencialmente con una plantilla como guía para organizar la información. Como con cualquier proyecto, lee por encima los detalles de tu plantilla para que veas si falta algo o si algo no está claro. Una vez que estés seguro de que todo está en orden, la plantilla estará lista para su uso y estarás listo para las reuniones a venir.
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Consejos

• Escribe la minuta inmediatamente después de finalizada la reunión. Lo ideal será hacerlo cuando los hechos sigan frescos en tu memoria. También será importante que los participantes obtengan una copia de las acciones que se les han encomendado con la mayor prontitud después de la reunión.
• Siéntate lo más cerca del presidente de la reunión. Así podrás escuchar todo y pedir aclaraciones sin tener que levantar la voz.
• Pídeles a los demás que escriban sus mociones para que no tengas que registrarlas en el acto.
• Mantén las minutas archivadas en un lugar seguro.
• No tengas temor de interrumpir o pedir aclaraciones en cualquier momento.
• Las minutas son muy importantes. Estas se guardan y podrían ser una referencia muchos años después. Si es una cuestión jurídica, por ejemplo, la reputación de alguien podría depender de ellas.
• Lee ciertas secciones de Robert's Rules of Order, en particular la sección que trata sobre el secretario.
• Ve escribiendo los hechos mientras se desarrollen. Si el mismo tema se menciona dos veces, no lo agrupes.

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Advertencias

• No incluyas demasiados detalles en la minuta. Aunque te pidan registrar las conversaciones, procura que sea lo más breve y conciso posible. Limítate a anotar los puntos más importantes, sino terminarás abrumado y llenarás la minuta con detalles innecesarios.
• Las interpretaciones y los sentimientos personales del encargado de la minuta no deben bajo ningún motivo reflejarse en el registro.
• Si parte de la reunión es confidencial entre un abogado y su cliente, no registres nada de esa parte. En su lugar, escribe: “El consejo informó que la conversación era confidencial entre el abogado y el cliente. La conversación no fue registrada”.^[16]
• Si te piden registrar una conversación confidencial, por ejemplo, entre un abogado y su cliente, toma otra minuta y guárdala por separado de la minuta de la reunión general. Márcala como confidencial y deja en claro quién tiene acceso a ella.^[17]

Referencias

1. ↑ http://www.robertsrules.com/
2. ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
3. ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp

Mostrar más... (14)FUENTE : http://es.wikihow.com/hacer-una-minuta-de-una-reuni%C3%B3n